“Basecone is voor ons een Tesla”

Arjan Schipperus (Managing partner bij RS Finance):

‘Wij zijn boekhouders. En we doen meer!’ Die belofte is (ook) te lezen op de website van RS Finance, waar Arjan Schipperus aan het hoofd staat. Een fris, jong kantoor in Amsterdam waar ‘boekhouders met lef’ werken. Geen grote archiefkasten tegen de muren en stapels papier op het bureau, maar alles digitaal. IT is er ‘key’, met Exact Online als spil en een belangrijke koppeling met Basecone. Arjan: “Als ik hier even de vergelijking met auto’s mag maken; Basecone is de Tesla van het scannen en herkennen!”

De juiste tooling
“De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is 35, maar het zijn niet allemaal boekhouders die hier rondlopen. We hebben ook geheel niet de intentie om van iedere boekhouder een adviseur te maken. Het gaat erom dat je mensen vindt die aansluiten bij de behoeften in je organisatie. Daar moet je heel kritisch op zijn”, benadrukt Arjan Schipperus. Dat betekent de juiste mens op de juiste plek én ervoor zorgen dat die persoon over de juiste tooling beschikt om zijn werk goed te kunnen doen. Hij blikt even terug: “Ik had in mijn studententijd een administratiekantoor. Dat verkocht ik uiteindelijk in 2007, omdat het heel intensief was en ik toen niet genoeg grijze haren had om het goed te kunnen managen. Daarna werkte ik een aantal jaren als controller. Wat mij in die periode duidelijk werd, is dat je als boekhouder of administrateur sec maar heel weinig toegevoegde waarde levert. In de rol van controller zit je midden op de bal, ga je elke week om tafel met de ondernemer en kun je ook frequent feedback geven op wat die ondernemer aan het doen is. Op die manier kun je keuzes maken op basis van goed onderbouwde informatie. Vanuit dit soort inzichten zijn we in 2013 met ons vieren aan de keukentafel begonnen met RS Finance.”

Meer dan scan en herken
Arjan: “Exact Online biedt heel veel mogelijkheden. Zo hebben ze vanuit de boekhouding ook extra modules ontwikkeld, in de sfeer van productie, handel en projectmanagement. Een aantal specialistische spelers, zoals Basecone, heeft voor een specifiek deel van het proces mooie toepassingen gebouwd en vormt daarmee een waardevolle aanvulling op Exact Online. Basecone is een scan- en herkenoplossing, waarbij je het element ‘scan en herken’ moet zien als een fundament waar ze aanvullende functionaliteiten bovenop gebouwd hebben. Zodra een factuur binnenkomt, gaat deze door de ‘scan- en herkenstraat’, waarbij het niet uitmaakt in welk bestandsformaat die factuur binnenkomt. Daarna wordt de factuur aangeboden ter autorisatie. Na goedkeuring wordt deze de boekhouding ingeschoten. De belangrijkste reden waarom wij met Basecone zijn gaan werken, is die autorisatieflow – de afdeling operations bestelt, de lijnmanager keurt goed en de DGA geeft akkoord voor betaling. Dat heb je niet in andere pakketten. Wat ook meespeelt, is dat Basecone een 100%-cloudoplossing is; documenten worden tot 10 jaar opgeslagen bij Basecone en ook als kopie-pdf in het online dossier bij Exact Online.”

Leveranciersrelatie

Arjan: “Goede software is uiteraard belangrijk, maar dat geldt ook voor de relatie met je leverancier. Bij Basecone hebben we direct toegang tot de productmanagers. Daar kan ik gemakkelijk mee bespreken wat hun plannen zijn en de onze, wat er goed gaat en wat er beter kan. De werkbaarheid van een oplossing bepaalt immers wel in enige mate het succes. Nog maar even een parallel naar de autowereld; alle auto’s brengen je van A naar B, maar sommige blijken een trapkar te zijn. Voor ons is Basecone de Tesla onder de scanoplossingen; behalve het scannen hebben ze erg goed nagedacht over de functie binnen de organisatie. Zij hebben veel aanvullende functionaliteit ontwikkeld, zoals autorisatieschema’s, een app voor bonnetjes en een goede archieffunctie. Door de gebruiksvriendelijke interface is het heel goed toepasbaar.”

Waarde
RS Finance steekt veel tijd in het testen van hun software en het opleiden van medewerkers om die software goed te leren gebruiken. Arjan: “We groeien goed als kantoor en we investeren dus veel in onze organisatie. Dat zijn bewuste keuzes. Het mooie van mijn werk? Wanneer je ziet dat je een ondernemer echt naar een next level brengt. Klein voorbeeldje: wij deden de boekhouding voor een IT-bedrijf, dat nog met een offline boekhoudpakket werkte. De secretaresse daar was twee dagen per maand bezig om exports uit het boekhoudpakket te maken en informatie toe te voegen, om zo tot meerdere rapportages te komen.

Blije ondernemers
Als complicerende factor werd er ook nog met verschillende teams gewerkt, waardoor heel veel moest worden uitgesplitst. Daar zijn we naast gaan zitten en we hebben het proces opnieuw ingetekend: je begint met Basecone voor je factuurverwerking, dat koppel je aan Exact, met Visionplanner voor de teamrapportage en Nmbrs voor je salarisadministratie. Dat scheelde dit bedrijf heel veel tijd, ook omdat ze nu vanuit de rapportage direct kunnen doorklikken naar de onderliggende informatie, en omdat alles digitaal beschikbaar en direct inzichtelijk is. Dan zie ik weer een blije ondernemer!’

“Bijvoorbeeld: je ontvangt in maart je telefoonrekening over februari. Basecone verwerkt die informatie direct in de specificatieregel bij de inkoopfactuur”

Niet per se sneller, wel beter
Mensen denken vaak dat scan en herken minder werk oplevert voor het verwerken van inkoopfacturen. Dat is een onjuiste aanname, geeft Arjan aan. “Je moet namelijk toch altijd alle factuurtjes nakijken. Het nakijken in Basecone kost gemiddeld evenveel tijd als het intikken van een inkoopfactuur in een boekhoudpakket. Alleen, je hoeft nu niet meer met ordners heen en weer te slepen en je kunt gemakkelijker doorklikken naar achterliggende informatie. Bovendien is het eenvoudig om meer gegevens van de facturen over te nemen en leveranciersgegevens aan te vullen, zoals de bankgegevens, waardoor de kans op typefouten afneemt. De kwaliteit van de informatie die Basecone scant, is beter dan die van andere scan- en herkenoplossingen. Bijvoorbeeld: je ontvangt in maart je telefoonrekening over februari. Basecone verwerkt die informatie direct in de specificatieregel bij de inkoopfactuur, zodat deze altijd goed geboekt wordt.

Controle
Maar weet dus ook bij volgende telefoonfacturen: hier moet worden toegevoegd dat deze kosten gemaakt zijn over de voorgaande maand. Daarnaast is het voor onze klanten belangrijk dat je de hele documentflow kunt zien: wie heeft het document ingestuurd, goedgekeurd of afgekeurd? En de mogelijkheid om extra opmerkingen aan een document te hechten, zoals een aanwijzing op welk projectnummer de betreffende factuur betrekking heeft. Daardoor kun je gelijk goed boeken.” Ter afsluiting merkt Arjan op: “Je moet altijd op zoek zijn naar de juiste oplossingen. Zijn er manieren om het werk op enige manier beter, sneller, efficiënter te doen? Wanneer er op onderdelen betere oplossingen beschikbaar zijn, moet je daar serieus naar kijken. Je zit er voor je klant!”

Naast RS Finance gebruiken ook deze kantoren Basecone:

[logooos_saved id=”1587″]