“Wij worden een softwarebedrijf dat klanten ondersteunt”

Bas Bergkamp (Eigenaar/adviseur bij Verstraten & Partners):

Bas Bergkamp, eigenaar en adviseur bij Verstraten & Partners in Hoofddorp. Het 13 medewerkers tellende MKB-kantoor is bezig met een interessante transformatie. Misschien gaat het nog wel verder dan dat, en lijkt het nog het meeste op jezelf opnieuw uitvinden. In 2012 telde het kantoor 19 medewerkers en werkten Bas en zijn collega’s met software die steeds minder goed beviel. Reden waarom Bas en mede-eigenaren Erik Verstraten en Jozef Braam elkaar op een gegeven moment diep in de ogen keken: ‘Dit kan niet meer, het moet anders’. Inmiddels is het kantoor vier jaar verder en gáán dingen ook fundamenteel anders. “Wij worden een softwarebedrijf dat klanten ondersteunt.”

Veranderingen
Voor Bas en zijn collega’s gaat 2012 de boeken in als het jaar van knopen doorhakken en keuzes maken; eerst de uitgangspositie bepalen, daarna de nieuwe stip op de horizon zetten. Bas: “Als eerste hebben we onze database omgegooid. Vervolgens hebben we nog een jaar doorgewerkt met de oude software voor de financiële administratie. Dat was een bewuste keuze; onze medewerkers hadden het niet getrokken als we alle veranderingen tegelijk hadden doorgevoerd. In jaar twee hebben we de nieuwe database geïmplementeerd en de facturatie en rapportgenerator veranderd.”

Het moet echt passen
“Toen hebben we ook gezegd – en daar sta ik nog steeds vierkant achter – ‘wij willen alleen software hebben die écht bij ons kantoor past’. En met dat ‘echt passen bij’ bedoelen wij dat we alleen het standaarddeel van de software gebruiken; we laten niets verbouwen of aanpassen, omdat: a) die software dan mogelijk minder gemakkelijk koppelt met andere software; en b) daar sowieso een extra prijskaartje aan hangt. Wij hebben daarom ons kantoor aangepast aan de software, niet andersom. Daarin zijn we net even anders dan een hoop andere kantoren.”

Mijlpaal

“In de periode 2012 – 2014 zette het kantoor een strategische afslanking in, waardoor het aantal medewerkers terugging van 19 naar 13. Tegelijkertijd wordt meer omzet gedraaid met minder mensen. Belangrijke aanjager daarbij was de keuze voor Basecone als scan- en herkenoplossing. Facturen die binnenkomen gaan linea recta de scan- en herkenstraat van de software in, ongeacht het bestandsformaat waarin deze binnenkomen. Daarna worden ze, na goedkeuring, doorgezet in de boekhouding. Bas: “Toen ik mijn collega’s er voor het eerst kennis mee liet maken, werd al snel duidelijk dat alles hiermee simpeler en sneller gaat, ook omdat de scoringskans dat-ie wat oppakt, vele malen groter is. Dit zorgde voor draagvlak. Bovendien zit er binnen de software een tool voor mijn klanten.”

Alles kunnen koppelen
“Basecone werd vervolgens het primaire vertrekpunt voor de verdere uitbouw van de IT-infrastructuur van Verstraten & Partners. Bas stelde daarbij maar één eis: alle andere software moet naadloos aan Basecone te koppelen zijn. “Een medewerker attendeerde ons op AccountView als boekhoudprogramma; een prima pakket om zelf in te werken. In de praktijk duurde het vervolgens wel even voordat we de koppeling tussen Basecone en AccountView realiseerden. Dat lag echter voor een belangrijk deel aan het feit dat wij op dat moment pas het tweede kantoor waren waarbij deze koppeling gemaakt werd. Hierdoor zaten we in een soort testfase, waarbij we optimale medewerking hebben gehad.”

Flexibel
Bas vervolgt: “De partijen die nu willen koppelen tussen AccountView en Basecone hebben het in die zin een stuk gemakkelijker, omdat Visma Webservices operationeel is. Ander pluspunt: wij gebruiken Basecone zelf, maar we mogen alle klanten (die gewoon hun eigen software hebben) meenemen in ons abonnement. Wij geven daarbij aan hen mee dat ze van ons gerust in hun huidige pakket mogen blijven werken, maar dat wij wel graag willen dat ze koppelen met Basecone. Overigens, het lijkt misschien wel of alleen het technische aspect zwaar weegt, maar wij vinden het ook erg belangrijk dat Basecone je het gevoel geeft dat ze een kleine, flexibele partij zijn, die benaderbaar is en graag mee wil denken. Ze hebben bijvoorbeeld ook alle koppelingen met hun software bij onze klanten geregeld. Als wij een vraag hebben, hoeven we geen drie weken op antwoord te wachten. Niet onbelangrijk.”

Accountantskantoren behoren straks tot de meest gerobotiseerde ondernemingsstructuren

Toekomst
“Accountants- en belastingadvieskantoren behoren straks tot de meest gerobotiseerde ondernemingsstructuren. Wij denken dan ook dat ons kantoor over vijf jaar nog uitsluitend uit adviseurs bestaat. Niet meer uit mensen die van negen tot vijf de administratie verwerken. Over een paar jaar heb je geen verwerkers meer nodig, maar beoordelaars. Ik hoop zelf dat er nog een nadere standaardiseringsslag volgt, een standaard rekeningschema, waardoor het voor elke factuur gewoon vaststaat op welk rekeningnummer die geboekt moet worden.” Bas constateert dat de veranderingen snel doorzetten. “Wij zijn papierloos gestart in 2012, waardoor alles nu o.a. in pdf-bestanden gaat. Drie kwartier bezig zijn met het inbinden en versturen van een jaarrekening? Das war einmal! Zo hebben we in twee, drie jaar tijd een grote slag gemaakt.”

Tussentijdse rapportages
De volgende stap is de nieuwe tool voor tussentijdse cijfers, meldt Bas. “Als de administratie bijgewerkt is, kunnen wij er zo een kwartaalrapportage en begroting van maken. En ja, daar maken wij onze klanten warm voor. Het mooie daarvan? Als wij de klant één keer laat zien hoe het werkt met tussentijdse cijfers, dan zien we gelijk dat die klant anders gaat denken. Die wil ontwikkelingen met ons bespreken: ‘Wat moet ik doen om eind dit jaar op het beoogde resultaat uit te komen?’. Wij hebben voor deze tool een redelijke investering gedaan, maar die is zo terugverdiend. Met één druk op de knop helpen wij onze klanten aan een rapportage die inzicht geeft in de maandelijkse ontwikkeling en de te verwachten forecast. Het impliceert wel dat wij op korte termijn onze medewerkers moeten omscholen naar adviseurs. Onze klanten verwachten namelijk dat wij, naast fiscale en financiële advisering, ook regelmatig met hen om tafel gaan om proactief mee te denken.”

Accountants- en belastingadvieskantoren worden softwarebedrijven

Bas: “Ik kan mijn klant straks zeggen: ‘Wij hebben scansoftware voor je, een digitaal archief, een facturatiemogelijkheid. Doe je ordners en bankafschriften maar weg; wij koppelen alle banken aan elkaar.’ Kortom, wij zijn nu allerlei automatiseringsproducten aan het kopen, die de klant via onze site kan benaderen. Mijn conclusie is daarom: we worden een soort softwarebedrijf om onze klanten te ondersteunen. Die klanten krijgen wij overigens nog steeds wel hoofdzakelijk via-via binnen. De netwerkborrels, onze zichtbaarheid in het sociale en verenigingsleven, daar moeten we het nog steeds van hebben. Omdat we regelmatig ons hoofd laten zien, klinkt het tegenwoordig: ‘Oh, jullie zijn van dat kantoor’. Als je dat vijf jaar geleden had gepolst, was iedereen je glazig aan blijven kijken. Een wereld van verschil!”

Naast Verstraten & Partners gebruiken ook deze kantoren Basecone:

[logooos_saved id=”1582″]