“Basecone – van schoenendoos tot succes”

Marita Sloetjes (Westerveld en Vossers):

Ruim een jaar na de start van een periode van intensief werken met Basecone komt ineens de vraag: ‘Vertel daar eens iets over. Hoe is dat gegaan en wat zijn jullie ervaringen?’

Terug in de tijd
Tja, en dan ga je een aantal jaren terug in je gedachten om de omslagpunten te zoeken die ons hebben gebracht waar we nu staan. Na wat nadenken, mails nazoeken, en terugkijken in de agenda, passeren de diverse stappen weer de revue. En als je dan ziet dat we zijn begonnen met niks digitaal en dat we nu een superenthousiaste Basecone-gebruiker zijn, is de conclusie dat er wel stappen zijn gezet. Dat we nu zover zouden zijn hadden we wel gehoopt, maar bijna niet durven dromen in 2011/2012.

 

In 2011 maakten we voor het eerst kennis met het scanboeken. Dat was met Unit4 Paperless – een nieuw programma waarvan een ding zeker was: dit was een heel andere manier van werken dan we met z’n allen gewend waren. Dat kostte moeite, tijd, doorzettingsvermogen en het vroeg om een andere werkwijze. En dat was in die tijd nog te hoog gegrepen. We boekten een paar administraties, maar er zat geen vooruitgang in en we bleven al snel op een bepaald niveau steken. Dat lag ook zeker aan ons zelf, want we misten toen nog de echte drive om het nieuwe werken te adopteren.

 

Toen in 2012 Yuki zich aandiende, zijn we dat gaan proberen: dat leek veelbelovend, we zijn met twee mensen op cursus gegaan en gingen ermee werken. Maar daar ontstond een probleem waarvoor de eigenaar van Yuki ons al had gewaarschuwd: onze mensen zijn in hun functie van assistent-accountant te slim! Ze konden niet overweg met software waarin alles achter de schermen wordt geregeld en hadden het gevoel de grip op de administratie volledig kwijt te zijn. En dan is de fase van wanhoop heel dichtbij. We hebben er een jaar mee geworsteld, maar het werkte voor ons kantoor niet. Onze mensen waren diepongelukkig en dat had zijn weerslag op de betreffende klant.

Veranderingen
In 2013 hebben we dan ook afscheid genomen van Yuki en zijn we teruggekeerd naar Unit4 Paperless. Daarmee konden we namelijk blijven werken in Accounting, de financiële applicatie waarmee onze mensen goed vertrouwd waren.

 

We hebben Paperless in 2013 een doorstart gegeven op ons kantoor. Daarvoor hebben we tijd beschikbaar gesteld en zo werd het scanboeken een serieuze ontwikkeling. We zetten er een apart team op: zeven mensen die samen de administraties verwerkten en zoveel mogelijk gebruikmaakten van elkaars kennis en ervaring. Het team draaide goed, kreeg steeds meer administraties te verwerken, maar het liep nog vast op de aanlevering. Er waren wel klanten die hun facturen scanden en aan ons mailden, maar ze waren er druk mee en zelf hadden ze er niet zo veel aan. Het liep dus wel, maar niemand van ons was nog echt blij.

 

En toen kwam Basecone beschikbaar! In een vroeg stadium gingen we testen en met hulp van Wim Ströhmeyer van Unit4 en de supportmedewerkers van Basecone hebben we de eerste administraties verwerkt. En hoewel het wennen was en er nog wat software-aanpassingen nodig waren, zag het er goed uit. Zo goed zelfs, dat we direct na de testperiode besloten met al onze administraties over te stappen op Basecone. Een grote stap, die we vol overtuiging hebben genomen. En daarvan hebben we geen moment spijt gehad. Door die goede testfase was er voldoende draagkracht onder onze mensen. Daardoor kon ook het team dat administraties verwerkte vanaf het begin goed aan het werk met Basecone.

Facturen kunnen dagelijks of wekelijks worden aangeleverd en worden ook minimaal eens per week verwerkt.

Alles kunnen koppelen

Vanaf dat moment kreeg het scanboeken goed vorm. Basecone werkte voor ons snel en goed. En ook onze klanten hadden er eindelijk iets aan. We konden ze toegang geven tot hun eigen digitale archief, zodat ze ook zelf de voordelen ervan konden ervaren. Dat was nieuw, dat kenden wij niet en de klanten ook niet.

Omdat de uitrol goed liep en we de klanten daarbij wilden betrekken, organiseerden we kleinschalige klantensessies, samen met Unit4. Dat waren succesvolle bijeenkomsten: de opkomst was goed, klanten konden hun vragen en onzekerheden kwijt en ze werden direct te woord gestaan. Omdat de werking van Basecone op die manier tastbaar werd en binnen handbereik kwam van die klanten, was de mate van adoptie hoog. Er waren klanten die nog dezelfde dag hun facturen gingen uploaden en mailen, en met hun inlogcodes hadden ze vanaf het begin toegang tot hun eigen administratie.

 

Het kost klanten niets extra; sterker nog: ze zijn nu bij met de aanlevering van hun administratie. Facturen kunnen dagelijks of wekelijks worden aangeleverd en worden ook minimaal eens per week verwerkt. En geen stapels papier dus meer op hun bureaus! Wij merkten het voordeel ook direct, want de werkpieken spreidden zich en vlakten af. De eerste btw-aangiftes kunnen op de tweede of derde dag van een zogenaamde btw-maand worden afgerond en ingediend. Dat geeft ons als accountantskantoor lucht en de klant weet tijdig waar hij met de btw-aangifte aan toe is. Ook met andere zaken is het erg fijn: als een klant in de loop van het jaar een financiering wil aanvragen, hoeven we niet eerst de administratie op te vragen en halsoverkop te gaan boeken, maar is het gewoon al klaar. Hoe mooi wil je het hebben?

Flexibel

En dan komt het moment dat we als accountantskantoor onze blik naar voren kunnen richten, in plaats van altijd terug te kijken naar de cijfers van het verleden. Ook dat vergt van medewerkers een andere werkwijze en is dus een leerproces. Maar daar werken we aan.

Tegelijkertijd proberen we onze administratie te laten aansluiten op andere applicaties die gegevens produceren die we tot nu toe handmatig overtypten. Een mooi voorbeeld daarvan is de loonadministratie in Loket. Vroeger moesten we die journaalposten met de hand overtypen in ons financiële pakket. Met wat tussenstappen zijn we nu zover dat er geen handmatig boeken meer plaatsvindt rond het boeken van loonkosten. Als de berekening klaar is, worden de cijfers nog dezelfde dag automatisch ingelezen in Unit4 Accounting.

 

Speciaal voor onder meer woon-zorgvoorzieningen hebben we ons toegelegd op het automatisch inlezen van hun urenregistratie in TactiPlan. De medewerkers leggen hun uren digitaal vast en die data vormden de basis voor de loonberekeningen op ons kantoor. En zo is de tijd tussen uren vastleggen door de werknemers bij de klant en de verwerking in de financiële administratie tot een minimum beperkt.

Voor installatiebedrijven bekijken we nu de mogelijkheden om verkoopfacturen eenvoudig op te stellen. Elke klant kan deze facturen eenvoudig maken in de Unit4 Multivers Management Monitor. Maar hoe makkelijk zou het zijn als er al een conceptfactuur klaarstaat zo gauw de werkzaamheden op de projectlocatie worden ingegeven? Zover is het nu nog niet, maar de ontwikkelingen gaan snel.

We weten uit eigen ervaring wat iemand voelt die papier moet loslaten omdat alles digitaal wordt.

Toekomst

Ook zijn we bezig met projecten waarbij we klanten zelfs volledig ontzorgen over hun financiële administratie. De klant hoeft zijn facturen slechts in Basecone te zetten. We werken met een accorderingsmodule, zodat de klant elke factuur wel op zijn laptop/mobile device ziet langskomen en kan beoordelen. Na accordering worden de betalingen voor hem klaargezet bij de bank en hoeft hij alleen nog maar een betaalbatch te verzenden met zijn pincode.

 

En dan kijken we ook al vooruit. Veel facturen komen nu nog binnen op het mailadres van de klant, maar waarom zou hij ze niet gelijk naar Basecone laten mailen? Facturen komen binnen als pdf of jpg en moeten – afhankelijk van de kwaliteit – nog handmatig worden aangevuld of gecorrigeerd. Maar je hoort steeds meer over UBL-facturen: die zijn zuiver digitaal en foutloos en kijk eens wat er dan kan gebeuren.

Serieuze ontwikkelingen met een grote impact op de verwerking van administraties en dat ligt niet eens zo ver in de toekomst.

Tussentijdse rapportages

We willen daarin als kantoor meegroeien en klaarstaan voor nieuwe ontwikkelingen, zodat wij zelf, maar ook onze klanten, kunnen aanhaken zonder de boot te missen. Dat vergt een andere manier van ontwikkelen van onze mensen, ook van degenen die minder direct bij het boekproces zijn betrokken. Dat is een grote uitdaging, omdat deze verandering als eng worden ervaren. Het is nieuw, wekt weerstand en wantrouwen en dat moeten we omzetten in een positieve omarming van de nieuwe mogelijkheden die wij onze mensen bieden. Een uitdaging, waarbij we vooruit willen kijken naar een wellicht onzekere, maar zeker bijzondere toekomst. Daar willen we bij zijn, zodat we ook na morgen onze klanten van dienst kunnen zijn op manieren die we nu misschien nog niet kennen, maar die over een paar jaar zomaar gemeengoed kunnen zijn.

Westerveld en Vossers heeft de eerste stappen vooruit durven zetten. We trekken samen met Basecone op, kijken naar de punten waarin we elkaar kunnen versterken zodat 1 + 1 3 wordt. We kijken nieuwsgierig en vol vertrouwen vooruit.

 

We weten uit eigen ervaring wat iemand voelt die papier moet loslaten omdat alles digitaal wordt. Maar we spreken ook vanuit ons hart als we zeggen dat het werkt! Deze overgang is het vertrouwen waard en we helpen onze klanten graag om hierin de weg te vinden.

We kijken nieuwsgierig en vol vertrouwen vooruit.

Meer weten? Of een gratis demonstratie? Neem gerust contact op met Marita Sloetjes van Westerveld en Vossers.

 0315 – 270 000  
 m.sloetjes@wenv.nl